Come scegliere un totem self-ordering per il tuo locale

Parti dal flusso del tuo locale

Prima di guardare le funzioni, descrivi come lavori oggi. Quando hai i picchi? Quanti clienti mangiano sul posto e quanti portano via? Servi al tavolo o al banco? Quanto è complesso il tuo menu, con varianti, aggiunte e formati?

Le risposte ti dicono quante postazioni servono, dove metterle e quali funzioni sono indispensabili per te.

Le funzioni che contano per il cliente

• Menu con foto grandi e categorie chiare: il cliente deve trovare quello che cerca in pochi tocchi.
• Menu componibili guidati: panino, contorno e bibita scelti passo dopo passo, con regole sulle scelte minime e massime.
• Ingredienti extra con prezzo visibile, che si sommano da soli al totale.
• Un carrello modificabile, per cambiare quantità e personalizzazioni senza ricominciare.
• Più lingue, se hai clienti stranieri o turisti.
• Una modalità accessibilità, per chi ordina da seduto o ha difficoltà a raggiungere la parte alta dello schermo.

Pagamenti: carta, contanti o entrambi

In Italia i pagamenti digitali sono ormai la maggioranza: secondo l'Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano, nel 2025 hanno raggiunto 518 miliardi di euro, il 45% dei consumi, contro il 38% del contante. I pagamenti contactless nei negozi fisici hanno toccato 323 miliardi, in crescita dell'11%.

Per questo conviene un totem che accetti la carta, ma che lasci anche la possibilità di pagare in cassa: una quota rilevante dei clienti usa ancora i contanti. Verifica che il sistema permetta di abilitare l'uno, l'altro o entrambi.

Accessibilità: cosa prevede la normativa europea

La Direttiva (UE) 2019/882, nota come European Accessibility Act e recepita in Italia con il D.Lgs. 82/2022, si applica dal 28 giugno 2025. Tra i prodotti coperti ci sono i terminali di pagamento e alcuni terminali self-service legati a servizi specifici. I terminali già in uso prima di quella data possono continuare a essere utilizzati fino alla fine della loro vita economica, per non più di 20 anni.

Se il totem integra un terminale di pagamento, chiedi al fornitore come sono soddisfatti i requisiti di accessibilità. In ogni caso, un'interfaccia usabile anche da seduti, con testi leggibili e percorsi semplici, migliora l'esperienza di tutti i clienti.

Obblighi fiscali: scontrino elettronico e POS

I corrispettivi vanno memorizzati e trasmessi all'Agenzia delle Entrate tramite registratore telematico (art. 2 del D.Lgs. 127/2015) e, dal 1° gennaio 2026, ogni POS va collegato al registratore telematico secondo il provvedimento dell'Agenzia del 31 ottobre 2025. Un sistema self-ordering che incassa deve inserirsi in questo flusso: è una domanda da fare subito al fornitore e al commercialista.

Le funzioni che contano per te

• Un pannello di gestione semplice, per modificare prodotti, prezzi e foto senza chiamare l'assistenza.
• Disponibilità in tempo reale: quando un prodotto finisce lo disattivi e sparisce subito dal totem.
• Prodotti consigliati prima del pagamento, per proporre l'upsell a ogni ordine.
• Statistiche su incassi, numero di ordini, scontrino medio e prodotti più venduti.
• Personalizzazione con logo, colori e screensaver, perché il totem rappresenta il tuo marchio.

Non dimenticare la cucina e il ritiro

Un totem che stampa solo uno scontrino risolve metà del problema. Conta come l'ordine arriva a chi prepara: un monitor in cucina con prodotti, varianti e tipo di consumo leggibili a colpo d'occhio, e la possibilità di segnare lo stato dell'ordine con un tocco.

Allo stesso modo conta il ritiro: uno schermo in sala con i numeri in preparazione e pronti evita la ressa al bancone e i nomi chiamati ad alta voce. Totem, cucina e schermo chiamata funzionano meglio quando sono parti dello stesso sistema.

Dove posizionare i totem

I totem vanno messi dove il cliente li vede appena entra, prima della cassa, lasciando spazio perché chi aspetta non blocchi il passaggio. Se hai più postazioni, affiancale: i clienti capiscono subito dove andare e la fila si divide da sola.

Lo schermo chiamata va invece nella zona di attesa, visibile da lontano, e il monitor cucina dove lo staff lo legge senza spostarsi dalla postazione di lavoro.

Gli errori da evitare

• Scegliere solo in base al prezzo dell'hardware, senza contare configurazione, assistenza e aggiornamenti.
• Trascurare l'integrazione con registratore telematico e POS, che dal 2026 vanno collegati.
• Caricare il menu così com'è sul cartaceo, senza pensare a menu componibili ed extra: si perde gran parte del vantaggio.
• Dimenticare lo staff: se il personale non sa usare il pannello, il menu resta vecchio e il totem perde credibilità.
• Eliminare del tutto la cassa: per chi preferisce pagare in contanti o ordinare a voce conviene lasciare un'alternativa.